Als Prozessteilhaber werden grundsätzlich alle Personen erfasst, die für das Unternehmen relevant sind. Das sind in der Regel eigene Mitarbeiter und auch externe Ansprechpartner. Sowohl eigene Mitarbeiter als auch externe Ansprechpartner können einen Zugang (Login) zu Actricity haben. Um den Zugang zu ermöglichen, muss der Prozessteilhaber zusätzlich als Anwender markiert werden. Unabhängig davon, ob ein Prozessteilhaber Anwender ist oder nicht, kann er zusätzlich für die Planung freigeschaltet werden und gilt damit als Ressource. Es können auch Sitzungszimmer, Fahrzeuge und dergleichen als Ressource erfasst und somit geplant werden.

Sowohl eigene Mitarbeiter als auch externe Ansprechpartner können einen Zugang (Login) zu Actricity-Webportal haben.