Aktionsvorlagen dienen der automatischen Anlage von Workflow-Vorgänge innerhalb der Organisation. Beliebige Aktionsvorlagen können definiert werden.
Dank der Benutzung von Aktionsvorlagen sind Sie nicht nur effizienter bei der Anlage von Workflow-Vorgängen, sondern Sie haben auch die Möglichkeit Ihre Prozesse besser zu standardisieren (die gleichen Workflow-Vorgänge können dann immer für ähnliche Prozesse angewendet werden).
Es können Aktionen von verschiedenen Typen definiert werden:
- Arbeitsaktion
- E-Mail
- Notizen
- Telefonprotokolle
- Termine
In der Aktionsvorlage sind alle Felder, die für die Definition von Workflow-Vorgängen notwendig sind, vorhanden. Für weitere Informationen siehe Schulungsunterlagen Workflow.
Unsere Empfehlung: Standardisierte und qualitativ gute Workflow-Vorgänge definieren. Nicht nur die Effizienz, sondern auch die Standardisierung der Prozesse kann somit erhöht werden. Richtig eingesetzt wird sich auch die Qualität der Prozesse verbessern.
Beispiel: Mit dem folgenden Beispiel steht eine Vorlage-E-Mail für die Eröffnung eines Tickets in das Ticketsystem zur Verfügung. Die Aktionsvorlage (in dieser E-Mail-Vorlage) kann von der ganzen Support-Organisation angewendet werden.