• Actricity, ERP und CRM

    Workflow - Arbeitsabläufe

    Actricity ERP / CRM

Actricity ist kommunikativ

Eine zentrale Rolle in Ihrem ERP Projekt spielt der Workflow. Der Workflow von Actricity unterstützt ein- und ausgehende Kommunikation mittels Webportal, SMS, E-Mail, VoIP etc. In Actricity werden Workflows nicht starr definiert. Sie verhalten sich je nach Situation dynamisch und können auf Situationen mit Eskalation oder auf andere unterschiedliche Wege automatisch reagieren. Eine eingehende E-Mail, SMS oder ein Anruf können einen Prozess anstossen und Folgeaktivitäten auslösen. Der Kunde ist bei Bedarf als Prozessteilhaber eng in den jeweiligen Prozess eingebunden.

Integrierte Komunikationskanäle

Actricity integriert ein völlig eigenständiges Workflowsystem:

  • Steigerung der Effizienz in den Geschäftsprozessen
  • Minimierung von Fehlern durch Automatisierung von Prozessen
  • Nutzung von vordefinierten Templates
  • Feinabgestimmte Ereignisverwaltung durch erfahrene Benutzer

Prozess- und Aktionsvorlagen

Analog zu den Aktionsvorlagen (Wiederholaktionen oder automatische Aktionen werden einheitlich und in der gewünschten Form vordefiniert), einfach eine „Stufe“ höher, dienen Prozessvorlagen als Muster für die Generierung von Tickets / Belegen (Prozesse). Prozessvorlagen sind grundsätzlich für alle Datenbereiche möglich.

In Actricity können für alle Prozesse Prozessvorlagen definiert werden. Prozessvorlagen sind vordefinierte Abläufe, welche aus mehreren Aktionen / Aktionsvorlagen bestehen. Damit können Sie wiederkehrende Abläufe vordefinieren und damit eine gesteigerte Prozessqualität und –automation erreichen.

Beispiel : Der Workflow von Actricity bietet im Standard eine elektronische Prüfung und Zahlung von Einkaufsrechnungen an.

Prozessautomation mit Ereignissen

Die automatische Ereignisüberwachung erzeugt beim Auftreten beliebig parametrierbare Aktionen. Für die Automatisierung von Prozessen und Workflows sind „Ereignisse“ relevant. Ereignisse können für alle Objekte in Actricity erstellt werden. Ein Ereignis kann z. B. in einem Workflow über den weiteren Verlauf in einem Prozess entscheiden. Der ganze Prozess wird in Actricity elektronisch protokolliert und ist somit dokumentiert und nachvollziehbar.

"Der Workflow von Actricity unterstützt die Arbeit im Projekt proaktiv und reduziert die Aufwände in der Administration, was zur Minimierung der Kosten beiträgt."

Funktionen im Workflow

Der Workflow ist eine Kernfunktion von Actricity und lässt sich für sämtliche Datensätze von Actricity auf identische Weise einsetzen. Weitere wichtige Merkmale des Workflows sind:

  • Es werden alle Kommunikationsmedien integriert: Arbeit, Notiz, Telefon, Fax, E-Mail, SMS, Pager.
  • Sender / Empfänger: Sender und Empfänger sind immer Anwender im System, unabhängig davon, über welche Kommunikationsmedien sie angesprochen werden.
  • Gruppenlogik für Empfänger: Aktionsbearbeitung innerhalb von Gruppen
  • Top-down und Bottom-up: Aktionen können aus Ereignissen, Prozessvorlagen oder direkt (ungeplant) entstehen. Aktionen können auch Prozesse auslösen (Bottom-up). Beispielsweise wird das Ereignis T_NEWMAILIN1 ausgelöst, wenn eine neue E-Mail eingeht und automatisch mit einem Ticket verbunden wird.
  • Aktionsstatus: Der Zustand einer Aktion wird mittels Aktionsstatus festgehalten. Es wird eine Statushistorie geführt.
  • Flexible Ereignissteuerung: Die automatische Ereignisüberwachung erzeugt beim Auftreten beliebig parametrierbare Aktionen.
  • Flexible Aktionsvorlagen: Wiederholaktionen oder automatische Aktionen werden einheitlich und in der gewünschten Form vordefiniert.
  • Planung von Aktionen: Aktionen können manuell oder automatisch geplant werden (Dauer, Plananfang und Plantermin). Die Planung aktualisiert den Terminkalender und die Auslastung des Empfängers.
  • Rückmeldung von Aktionen: Aktionen können manuell oder automatisch rückgemeldet werden (Tag, Ist-Anfang und Ist-Ende).
  • Spesen auf Aktionen: Sämtliche Spesen nach parametrierbaren Spesenarten können zu den Aktionen erfasst werden.
  • Kosten und Preise: Kostensätze und Verkaufspreise werden den Aktionen automatisch oder manuell zugeordnet. Aktionen werden bei der Kalkulation berücksichtigt.
  • Erstellung von eigenen Reports mit beliebigen Layouts

Mit Actricity geht keine Information mehr verloren

Der integrierte Workflow, eine absolut zentrale Komponente von Actricity, unterstützt sämtliche Kommunikationskanäle (Tel/VOIP, E-Mail In/Out, SMS, Fax, Notiz, Arbeit, Print) und lässt sich mit allen Elementen in den verschiedenen Modulen verknüpfen. Die Auslösung von Workflowaktivitäten erfolgt über vielfältige Elemente wie Events, Aktionen, Statusänderung usw. Die Einsatzplanung (Kalender) und die Leistungserfassung sind mit den Aktionen eng verbunden.

So kann der Workflow direkt als Pendenzenliste genutzt werden.

Anhand von Templates sind die Mitarbeitendr in der Lage, das Verhalten und die Steuerung von Abläufen selbstständig  zu definieren.

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