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ERP kurz erklärt
August 2023

Integrierte
Beschaffung

Möchten Sie Ihre Beschaffung optimieren?

  • Die Verwaltung von Kreditorenrechnungen ist mühsam?
  • Der Freigabeprozess von Kreditorenrechnungen dauert zu lang?
  • Sie profitieren zu wenig von Skonto-Möglichkeiten?

Mit einer integrierten Beschaffung ...

  • wird der Beschaffungsprozess viel klarer.
  • digitalisieren Sie Ihre Ihre Einkaufsrechnungen auf Knopfdruck.
  • profitieren Sie von optimierten Skonto-Möglichkeiten.
  •  optimieren Sie Ihre Geldflüsse.
  • haben Sie jederzeit den Überblick über Ihre  Beschaffung.
  • steigern Sie Ihre Effizienz markant.

Das Einkaufsmodul innerhalb eines ERP-Systems (Enterprise Resource Planning) ist ein wertvolles Werkzeug, um den Beschaffungsprozess in einem Unternehmen zu vereinfachen und zu optimieren. Es ermöglicht die effiziente und transparente Verwaltung aller Schritte, von der Anfrage bis zur Lieferantenrechnung.

Im Diagramm zeigen wir Ihnen die wichtigsten Schritte übersichtlich zusammengefasst:

Anfrage
Alles beginnt mit der Anlage einer Einkaufsanfrage durch einen autorisierten Mitarbeiter. Dank der Vergleichsmöglichkeiten zwischen den verschiedenen Preisangeboten im System wird die Wahl des besten Angebots erleichtert.
Bestellung
Sobald die Anfrage genehmigt ist, wird im ERP-System eine Bestellung erstellt. Diese Bestellung enthält alle wichtigen Informationen wie Lieferant, Mengen, Preise und Vertragsbedingungen. Um die Verwaltung von Lieferantenbestellungen zu erleichtern, verwaltet Actricity Bedingungen wie mengenbasierte und vom Lieferanten gewährte Rabatte. Die Bestellung wird dann automatisch an den Lieferanten gesendet, wodurch der Bestellprozess deutlich vereinfacht und beschleunigt wird.
Wareneingang
Sobald die Waren eingetroffen sind, werden sie im Wareneingang erfasst und mit den Details der Bestellung verglichen und überprüft. Jeder Unterschied wird für eine spätere Klärung erfasst.
Rechnung Lieferant
Die Rechnung des Lieferanten wird mit der Bestellung und dem Wareneingang verglichen und überprüft und dann abgelehnt oder genehmigt. Nach Genehmigung wird sie im ERP-System erfasst und gemäß den vereinbarten Bedingungen zur Zahlungsabwicklung weitergeleitet.

Mit dem Modul Einkauf profitieren Unternehmen von zahlreichen Vorteilen:

  • Zentralisierung der Einkaufsinformationen in einem einzigen System
  • Automatisierung der Beschaffungsprozesse
  • Verbesserte Nachverfolgbarkeit von Einkäufen
  • Optimierung der Bestands- und Finanzverwaltung
  • Verbesserte Zusammenarbeit mit Lieferanten


Die Abbildung in Actricity

Actricity bietet eine effiziente Beschaffungsverwaltung, die nahtlos in das ERP-System integriert ist.

Alle mit den Einkäufen zusammenhängenden Informationen sind in den Lieferanten- und Artikelstammdaten hinterlegt. Von Lieferantenkontakten und Geschäftsbedingungen bis hin zu detaillierten Preisinformationen, einschließlich möglicher Mengenrabatte, sind alle Informationen zentralisiert und für die Mitarbeiter Ihres Unternehmens zugänglich.

Einkaufsanfragen werden erfasst und an die Lieferanten gesendet. Mithilfe einer Preismatrix können Sie die beste Wahl treffen und Ihre Einkäufe und Verträge leichter verhandeln. Diese Preisanfragen werden zudem für zukünftige Anfragen aufgezeichnet und archiviert.

Darüber hinaus bietet Actricity eine Funktion zur automatischen Generierung von Lieferantenpreisanfragen direkt aus einem Kundenangebot an. Nach Erhalt der Lieferantenpreise führt die Eingabe der Preise im System zu einer automatischen Aktualisierung der Preise im Kundenangebot. So ist eine zuverlässige und stets aktualisierte Berechnung der Margen eines Auftrags oder Projekts gewährleistet.

Sobald die Lieferantenwahl getroffen ist, können Sie die Lieferantenbestellung mit nur wenigen Klicks generieren und Ihre Bestellungen per E-Mail an den Lieferanten senden. Beachten Sie, dass die Lieferantenbestellung mit einem Kundenauftrag verknüpft werden kann, um die vollständige Nachverfolgbarkeit eines Projekts sicherzustellen.

Auch interessant zu wissen ist, dass eine Lieferantenbestellung direkt und automatisch aus einem Kundenauftrag generiert werden kann. Mit aktuellen Daten genügt ein einziger Klick und Ihre Lieferantenbestellung ist bereit zum Versand, was Ihnen eine hohe Effizienz garantiert.

Dank der Lieferantenbestellreferenzierung und dem integrierten Dispositionskonto von Actricity können Sie aktuelle und zukünftige Materialbedürfnisse vorab einschätzen. Das folgende Diagramm zeigt Ihnen die Interaktionen und die vollständige Integration des Einkaufsmoduls in unserer ERP-Lösung:

Wussten Sie schon?

Mit dem in unserer ERP-Lösung integrierten Dispositionskonto haben Sie automatisch den Überblick über:

  • Zukünftige Bestandsabgänge: die vollständigen erfassten Bedarfe von Waren (zum Beipiel geplante Kundenaufträge oder Materialbedarf für die Produktion).

  • Zukünftige Warenzugänge: die vollständigen geplanten Deckungen (zum Beispiel Lieferantenbestellungen oder Fertigprodukteingänge aus der Produktion).

Auf diese Weise unterstützt Sie Ihr Dispositionskonto dabei, den Warenbedarf zu antizipieren und Lagerbestandslücken zu vermeiden.

Das System ist in der Lage, Ihnen automatisch Vorschläge für mögliche Lieferantenbestellungen (auch gruppierte) oder für zu startende Fertigungsaufträge zu unterbreiten.

Sobald Ihnen der Lieferant die Waren liefert, können die Wareneingänge in Actricity erfasst werden, sowohl teilweise als auch komplett. Der Wareneingang aktualisiert automatisch den Status Ihrer Lieferantenbestellung (geliefert oder teilweise geliefert) und die Lagerbestände.

Bei Erhalt der Rechnung wird diese im System erfasst. Entweder direkt als PDF-Dokument, wenn Sie die Rechnung per E-Mail erhalten haben, oder als Scan, um zusätzlich zur Originalrechnung in Papierform auch eine elektronische Version im Dokumentenmanagement des ERP-Systems zu haben.

Wussten Sie auch, ...

... dass die Erfassung einer Lieferantenrechnung durch das automatische Einlesen des QR-Codes drastisch vereinfacht wird?

Wenn Sie eine PDF-Rechnung im integrierten E-Mail-System von Actricity erhalten, können Sie den QR-Code auf der Rechnung mit einem Klick einlesen und Actricity generiert automatisch die Lieferantenrechnung. Wie? Der QR-Code enthält verschiedene Informationen wie Lieferantennamen, Rechnungsdaten, Rechnungsbetrag usw., die direkt für die automatische Erstellung der Lieferantenrechnung in Actricity verwendet werden. Dies führt zu einer erheblichen Effizienzsteigerung für Sie, Ihre Mitarbeitenden und Ihre Organisation. Sie reduzieren den Aufwand für die Erfassung einer Einkaufsrechnung um bis zu 80%.

Weist die Rechnung eine Abweichung zu Ihrer Lieferantenbestellung auf? Kein Problem! Geben Sie einfach den genauen fakturierten Betrag ein und das System unterstützt Sie, indem es Sie exakt über die festgestellte Differenz informiert. Es liegt in Ihrer Entscheidung, ob diese Differenz gerechtfertigt ist oder nicht (Korrektur des Lieferanten zu Ihren Gunsten, gelieferte Menge entspricht nicht der bestellten Menge, Rücksendung dieser Rechnung an den Lieferanten zur Korrektur usw.). Alle Fälle können im System abgebildet werden.

Selbstverständlich wird auch der Durchschnittspreis (DPR) aller von dieser Lieferantenrechnung betroffenen Artikel entsprechend angepasst.

Der Validierungsprozess für die Zahlung kann dann gestartet werden. Dank des elektronischen Dokumentenmanagements und des Workflows wird die Validierung der Rechnungen erheblich erleichtert. Vergessen Sie verlorene Rechnungen - der gesamte Prozess ist digitalisiert und online zugänglich, im Büro oder im Homeoffice.

Durch die Nutzung all dieser Vorteile der Digitalisierung kann der Beschaffungsprozess effektiv beschleunigt werden und echte finanzielle Gewinne ermöglichen, zum Beispiel wenn Ihre Lieferanten Skonti gewähren. Lieferantenrechnungen, die durch einen optimal gesteuerten Validierungsprozess rechtzeitig innerhalb der Skonto-Frist bezahlt werden, können bedeutende Einsparungen bedeuten!

Falls eine Lieferantenrücklieferung gemacht werden muss, keine Sorge, Actricity verfügt auch über diese Funktionalität und ermöglicht es Ihnen, Lieferantenrücklieferungen zu verwalten, alles komplett integriert im Actricity-System. Sie haben die Möglichkeit, die Ware entweder zurückzuschicken und vom Lieferanten eine Gutschrift zu verlangen oder eine Ersatzlieferung anzufordern. Diese beiden und weitere Fälle sind durch unsere Lösung abgedeckt, Lagerbestände werden aktualisiert und auch die finanziellen Ströme werden berücksichtigt.

Wussten Sie zudem, ...

... dass Actricity auch über eine Funktion zur Verwaltung von Lieferantenverträgen verfügt? Ein beachtlicher Vorteil, um wiederkehrende Lieferantenvertragsrechnungen zu generieren und zu kontrollieren. Es ist auch ein wichtiges Element, das Ihnen ermöglicht, Ihre Liquidität im System zu verwalten und zu antizipieren. Diese Funktion werden wir Ihnen in einer unserer nächsten Folgen von 'ERP kurz erklärt' vorstellen.

In der nächsten Folge unserer Serie ‚ERP – kurz erklärt‘ erfahren Sie mehr zum Thema ‚ERP-Integration‘ und was das genau bedeutet.
Stay tuned.

ERP kurz erklärt

Jeden Monat publiziert Actricity einen kompakten Artikel, um das komplexe Thema ERP leicht verständlich zu erläutern. In nur 4 - 6 Minuten gelesen, aber mit grossem Fachwissen, um Ihnen Business Lösungen und deren Nutzen näherzubringen.

Zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren, wir nehmen uns gerne Zeit für Sie!