Enterprise Resource Planning (ERP) ist eine Softwarelösung zur Ressourcenplanung eines Unternehmens. Die Software dient der Steuerung, Planung und Kontrolle der unternehmerischen sowie betrieblichen Abläufe wie dem Bedarf an Kapital, Personal, Material oder Betriebsmitteln. Basierend auf einer zentralen Datenbank und komplett integrierten und vernetzten Funktionalitäten geben ERP Systeme einen Überblick über die Geschäftsprozesse und vorhandenen Ressourcen Ihres Unternehmens.

Ein ERP System bzw. eine ERP Software hilft bei der Optimierung aller relevanten Arbeitsprozesse und betrieblichen Abläufe. Sie vereinfacht Ihre Geschäftsprozesse in Ihrem Unternehmen einschliesslich Kostenkontrolle und soll somit zu einem effizienteren Wertschöpfungsprozess führen.  

Eine ERP Software integriert eine Vielzahl von Geschäftsanwendungen und Betriebsdaten. Das ERP System beruht auf einer gemeinsamen Datenbank, in der alle Informationen gesammelt und verwaltet werden. Diese Daten stehen allen Beteiligten über das ERP System zur Verfügung. Eine ERP Software soll vergleichsweise geringe Betriebskosten, intuitive Bedienbarkeit der Anwendungen und Prozesse sowie Anpassbarkeit und geringe Wartungsintensität bieten. 

Zusammenfassend soll ein ERP System: 

• organisatorische Abläufe und Strukturen verbessern, 
• sich rechtzeitig und bedarfsgerecht an Markt- und Unternehmensveränderungen anpassen  
• sowie Geschäftsprozesse optimieren. 

Für Unternehmen ist es von Vorteil, sich über den Nutzen und den Einsatz von ERP Systemen einen Überblick zu verschaffen. Diese sechs Gründe sprechen für eine Einführung von Enterprise Resource Planning: 

• Verbesserung der Gesamtproduktivität des Unternehmens, indem alle Teams mit einem einzigen ERP System ausgestattet werden. 
  
  
• Rationalisierung von Prozessen und Standardisierung von Produkten und Dienstleistungen durch wirksames Management der Aktivitäten. 
  
  
• Vermeidung des Verlusts von Informationen, Daten und Wissen zwischen den Abteilungen. 

• Beschleunigung der Bearbeitungszeiten durch die Zusammenarbeit am selben Werkzeug. Der sofortige Zugriff mithilfe der ERP Software auf alle wichtigen Informationen zu jeder Zeit an jedem Ort ermöglicht Analysen und Auswertungen in Echtzeit. 
  
  
• Ende der mühsamen Arbeit mit Excel-Dateien, Kopieren oder Einfügen. Alle Daten können von jedem Teammitglied Ihres Unternehmens bedienerfreundlich durch die ERP Software kontrolliert, korrigiert und verwaltet werden. 
  
  
• Verbesserte Sichtbarkeit und Berichterstattung über Unternehmensaktivitäten. 
  
  
• Effizienzsteigerung durch einen vereinfachten Datenzugriff und Koordination der verschiedenen Arbeitsprozesse. Durch die Datenverwaltung in einem ERP System wird Zeit gespart und Fehler werden vermieden.

Zu den klassischen ERP Funktionen gehören Auftragsabwicklung und Warenwirtschaft. Dank des modularen Aufbaus lassen sich ERP Systeme individuell an die jeweiligen Anforderungen von Unternehmen anpassen. Grosse Unternehmen können andere Ansprüche an ERP Systeme als kleine und mittelständische Unternehmen haben. Auf integrierte Controlling- und Rechnungswesen-Module sind zum Beispiel tendenziell eher Grossunternehmen angewiesen. Ausserdem hängen die Anforderungen an ein ERP System auch von der jeweiligen Branche ab. Aus diesem Grund werden individuelle Teilpakete von ERP Softwares angeboten. 

Eine ERP Software kann in mehrere Kern- und Zusatzmodule unterteilt werden. Je nach Bedarf kann das ERP System beispielweise folgende Bereiche unterstützen: 

• Beschaffung 
• Materialwirtschaft 
• Vertrieb 
• Service 
• Dokumentenmanagement 
• Finanz- und Rechnungswesen 
• Marketing 
• eCommerce 
• Controlling 

Die anfallenden Kosten für die Einführung eines ERP Systems hängen von verschiedenen Faktoren ab. Hierbei gilt zu beachten, ob das ERP System individuell an das jeweilige Unternehmen angepasst oder eine standardisierte ERP Software gewählt wurde. 

Wann und wie viel Geld investiert werden muss, hängt auch vom Installationstypen ab. Webbasierte ERP Lösungen beinhalten meist einen All-In-One Service. Hierfür fallen für jeden User regelmässig geringe Nutzungskosten an. Bei serverbasierten ERP Systemen wird der grössere Teil des Budgets am Anfang benötigt, allerdings besitzen Sie die volle Kontrolle über die Hardware des ERP Systems. 

Mobile Anwendungen bieten wesentliche Vorteile für Unternehmen. Vier Gründe, die für eine webbasierte ERP Lösung sprechen: 

• Mobiler Einsatz: Eine cloudbasierte ERP Anwendung hat den Vorteil, dass die Benutzer einen einheitlichen Zugriff auf das ERP System über den Webbrowser haben. Sprich, es kann jederzeit und ortsungebunden darauf zugegriffen werden. 

• Transparente Kosten: Der Funktionsumfang des ERP Systems kann selbst bestimmt werden. Gezahlt werden nur die Module, die auch tatsächlich benötigt werden. Durch flexible Laufzeiten sowie individuelle Abos lassen sich die Nutzungsgebühren gut planen und budgetieren.
  
  
• Wartungsfreier Betrieb: Webbasierte ERP Softwares sind einfacher zu installieren, zu warten und zu sichern als herkömmliche Desktopanwendungen. Wartungsarbeiten durch Ihre IT-Abteilung entfallen. Updates und Ähnliches erfolgen durch den Anbieter der ERP Software. 
   
• Sicherheit: Cloudbasierte ERP Lösungen haben extrem hohe Sicherheitsstandards, die Unternehmen im eigenen Serverraum meist nicht gewährleisten können. Ausserdem sind Sie und Ihr Unternehmen weitestgehend von der Sicherheitsverantwortung entlastet. 

Die Einführung eines ERP Systems nimmt mehrere Monate an Zeitaufwand in Anspruch. Um ein passendes ERP System für Ihr Unternehmen zu finden und eine erfolgreiche Einführung zu ermöglichen, sollte im Vorfeld eine klare Zielformulierung ausgearbeitet werden.  

Folgende Fragestellungen können dabei helfen: 

• Welche Ziele verfolgt Ihr Unternehmen? Wachstum, Rationalisierung der Prozesse, Digitalisierung ...? 
• Welche Probleme sollen gelöst werden? Datenverlust, Unübersichtlichkeit, Nachverfolgungsschwierigkeiten ...? 
• Welche Verbesserungen werden erwartet? Effizienzsteigerung, Kostenreduktion, Mitarbeiterzufriedenheit ...? 

Welche ERP Lösung letztendlich die Richtige für Ihr Unternehmen ist und wie lange die Einführung dauert, hängt von den eingesetzten Ressourcen und der funktionalen Komplexität der ERP Software ab. Ein entscheidender Erfolgsfaktor für eine erfolgreiche ERP System Einführung ist ausserdem die fachliche Kompetenz, die der ERP Anbieter in Form von spezifischer Expertise der Branche, fundierten Kenntnissen in betrieblichen Geschäftsprozessen sowie der langjährigen Erfahrung mit dem ERP Produkt selbst aufbringen sollte. 

Eine professionelle Beratung über ERP Systeme ist erforderlich, um hohe Zusatzkosten möglichst zu vermeiden. Dies ist unabhängig davon, ob ein bestehendes ERP System optimiert oder eine neue ERP Lösung in ihrem Unternehmen eingeführt werden soll. 

Wir von Actricity stehen Ihnen als Anbieter von Softwarelösungen gerne beratend und unterstützend bei weiteren Fragen rund um Enterprise Resource Planning zur Seite.