Architektur
Auftragsabwicklung
Das Modul Auftragsabwicklung beinhaltet die Belege Angebot, Auftrag, Lieferschein, Serviceauftrag sowie Rechnung und Gutschrift. Mit der Auftragsabwicklung werden Kleinaufträge, Grossaufträge und Projektaufträge abgewickelt.
In den Belegen können beliebige Positionen bearbeitet werden: Material, Dienstleistungen (DL), Text, Summe und Zwischensumme.
- Materialpositionen können in einen Lieferschein oder direkt in eine Rechnung übernommen werden. Lieferscheine werden in Rechnungen übernommen.
- Aus DL-Positionen werden einzelne Serviceaufträge generiert. Diese werden in Rechnungen übernommen. Die direkte Übernahme von DL-Positionen in eine Rechnung ist nur dann sinnvoll, wenn keine Zeitrückmeldung auf die DL-Position erfolgen soll. Es wird dann auch kein Serviceauftrag aus der DL-Position generiert.
Der Serviceauftrag ist sowohl im Modul Auftragsabwicklung als auch im Modul Helpdesk / Ticketing enthalten. Mit dem Serviceauftrag werden kleinere Aufträge, bzw. Arbeitspakete (Positionen vom Auftrag) abgewickelt.
Angebot und Auftrag werden beim Serviceauftrag nicht als separate Datensätze geführt, sondern nur mittels Status unterschieden. Sowohl das Angebot als auch die Auftragsbestätigung werden aus dem Serviceauftrag gedruckt.
Grundsätzlich kann jeder Beleg (Angebot, Auftrag, Serviceauftrag, Lieferschein oder Rechnung) direkt autonom erstellt werden. Es benötigt nicht zwingend den vorherigen Beleg dazu.
Auch der Serviceauftrag kann Material-, DL- und Textpositionen enthalten.
Danach werden die Belege mit allen entsprechenden Informationen automatisch komplett oder teilweise übernommen. Die Belegverknüpfung ist gewährleistet. Falls das Projektmanagement eingesetzt wird, können die Projekte (mit der kompletten Struktur) automatisch aus dem Auftrag generiert werden. Angebote und Auftragsbestätigungen können direkt per E-Mail gesendet werden. Auch die E-Mails können über die Aktionsvorlage von Actricity standardisiert werden (Effizienzsteigerung).
Abgebildete Geschäftsprozesse:
- Von der Leadgenerierung über die Offerte, das Angebot, den Lieferschein bis hin zur Rechnung
- Schnelle und effiziente Erfassung von Offerten und Angeboten
- Vorlagen für standardisierte Offerten oder Angebote
- Bestellungen direkt und automatisch aus der Auftragsabwicklung generieren
- Rabattstufen pro Kundengruppe, Artikelgruppe usw. definierbar
- Berechnung der Marge direkt in der Offerte oder im Angebot sichtbar
- Nationale und internationale MwSt.-Findung, -Buchung und -Abrechnung
- Automatische Materialrücklieferung Kunde mit Gutschrift oder Materialersatz
- Auftragspositionen werden direkt in die Projektplanung, den Vertrag oder den Service übernommen
- Gesamte Korrespondenz (E-Mail, Dokumente, Telefon, Notizen, usw.) direkt auf dem Beleg des Geschäftsfalls (Akquise, Offerte, Auftrag, Lieferschein, Rechnung, Gutschrift oder Rücklieferung)
- Zahlungsplanfunktionen mit Teilzahlungsmöglichkeiten
Actricity, die KMU Software mit kompletter Auftragsabwicklung
Actricity sorgt im gesamten Vertriebsprozess mit leistungsfähigen Funktionen für den maximalen Vertriebserfolg und stellt der Vertriebsleitung ein umfassendes Führungs- und Controllinginstrument zur Verfügung.
Actricity bildet die komplette Wertschöpfungskette von der Akquisition über das Pipeline-Tracking bis hin zur Verrechnung eines Auftrags in einem Prozess ab.
Verwalten Sie Verkaufspendenzen, Kundendokumente und Termine individuell für jede Opportunität.
Die Auftragsbearbeitung von Actricity ist umfassend und unterscheidet zwischen Material und Dienstleistung. Die Abwicklung erstreckt sich vom Erstellen, Versenden, Verfolgen und Auswerten von Angeboten über die Auftragsbestätigung bis zur Lieferung (Teil- oder Gesamtlieferung, Streckengeschäft, Rücklieferung) und Fakturierung (Teilrechnung, periodische Rechnung, Gutschrift). Actricity bietet bei der Auftragsbearbeitung ein flexibles Optionenhandling und eine ausgeklügelte Preis- und Rabattfindung.
Material und Dienstleistungen werden einmal erfasst und sind durch sämtliche Geschäftsfälle transparent nachvollziehbar.
Eine lückenlose Transparenz vom ersten Kontakt bis zur Vertragsunterzeichnung ist im Auftragsmanagement gewährleistet. Die gesamte Kommunikation und alle Aktivitäten, Dokumente und Pendenzen des Vertriebs werden dem Akquisitionsprozess zugeordnet und bilden eine wichtige Grundlage für erfolgreiches Verkaufen.
Beliebige Währungen werden unterstützt und eine vollständige Integration in das Projekt- oder Vertragsmanagement und in die Materialwirtschaft ist gewährleistet. Die Belege werden gemäss der im Kundestamm definierten Sprache generiert. Aufgaben und Informationen können sich Kunde und Anbieter rollengerecht im Portal teilen.
